Uno degli effetti positivi della digitalizzazione è poter raccogliere e catalogare documenti obbligatori per legge o richiesti da procedure aziendali interne in maniera più funzionale rispetto alla versione cartacea.
Un connubio perfetto con il concetto “paperless”, non solo in ottica ambientalista ma anche per ottimizzare gli spazi e razionalizzare le ricerche.
Una biblioteca online è molto più accessibile di una biblioteca fisica (per quanto forse meno romantica…): i tempi di identificazione dei testi di interesse sono molto ridotti, lo spazio occupato dalla documentazione non è delimitato fisicamente ed è scalabile velocemente, a costi contenuti.
Oltre al vantaggio dell’azzeramento dello spazio fisico occupato e la drastica riduzione del tempo impiegato per la ricerca, la digitalizzazione documentale garantisce un importante fattore di controllo: la tracciabilità.
Con pochi controlli informatici (eventualmente coadiuvati da algoritmi più complessi di blockchain), l’accesso al materiale dematerializzato è facilmente delineabile secondo le necessità: i sistemi tracciano chi accede al contenuto, con che frequenza, in quale preciso momento. Se la documentazione non è solo “consultabile” ma può essere modificata/integrata, si aggiungono altri parametri di controllo che permettono di storicizzare gli accessi e risalire a “chi/come/quando”. E andiamo oltre: incrociando le informazioni si possono impostare delle azioni specifiche che supportano l’utente nella ricerca, inviano messaggi di remind, invitano a compiere determinate azioni, attivano altre utenze, gestiscono scadenze, richiedono informazioni, ecc..
E’ su questi importanti vantaggi competitivi della digitalizzazione che abbiamo sviluppato un prodotto software modulare, facilmente configurabile per diverse esigenze di gestione documentale. Si tratta del software Evalido, un sistema attualmente declinato in due modalità:
- gestione degli accessi in sicurezza sui cantieri di lavoro attraverso l’acquisizione e gestione dei documenti richiesti
- gestione e controllo dei documenti richiesti dalle normative ISO.
Il software è strutturato in base al cosiddetto modello documentale, ovvero una raccolta di documenti richiesti in base al tipo di “lavoro” che si dovrà svolgere.
Se si parla di lavori di costruzione e/o di manutenzione, esistono dei protocolli di sicurezza che l’RSPP dell’azienda ed eventuali altri responsabili della sicurezza conoscono e devono far rispettare all’interno dell’azienda, sia alle maestranze interne che a quelle di fornitura esterna. La mole di documentazione richiesta è spesso significativa, soggetta a scadenza e aggiornamenti normativi. La sicurezza sul lavoro è un tema attuale e la figura in azienda preposta al controllo degli accessi sui cantieri di lavoro deve essere in grado di valutare che siano rispettati tutti i criteri di sicurezza e che i professionisti coinvolti siano in possesso dei titoli adatti per svolgere la loro mansione: il carrellista, il lavoratore in quota, il subacqueo devono possedere patentini adeguati e aggiornati per svolgere la mansione per cui sono stati chiamati ma anche il datore di lavoro dovrà fornire adeguata documentazione attestante la regolarità contributiva dell’azienda e la corretta assunzione del personale impiegato (ad esempio il DURC, gli UNILAV e le carte d’identità dei dipendenti).
I documenti sono soggetti a scadenza e aggiornamento, pertanto non è sufficiente acquisirli una volta e non pensarci più: il sistema aiuta a tenere sotto controllo queste situazioni, fornendo un quadro sempre aggiornato delle validità e delle eventuali richieste di aggiornamento documentale.
Il software inoltre ottimizza i caricamenti, lavorando trasversalmente su più progetti di lavoro in capo allo stesso Committente: i documenti associati all’azienda appaltatrice o al lavoratore possono essere riutilizzati per più progetti, nel limite della loro validità, evitando di dover richiedere più volte la stessa documentazione. Un’ottimizzazione non da poco se pensiamo che spesso gli accessi sono richiesti con urgenza, a seguito per esempio di un intervento in emergenza. Ma le regole sulla sicurezza non fanno sconti a nessuno e la mancanza di adeguate attestazioni può essere causa di multe salate in sede di controlli o, nella peggiore delle ipotesi, di gravi incidenti.
Il modello documentale impostato per la gestione della documentazione di una certificazione si basa direttamente sulla checklist dello standard ISO adottato. In funzione della normativa, il sistema associa l’elenco dei documenti necessari, eventualmente corredati di un template di esempio da utilizzare come modello di compilazione.
I documenti caricati possono essere controllati da un auditor interno che può approvare il documento, apporre le proprie Osservazioni oppure segnalare Non conformità affinchè il documento (e/o la relativa procedura o applicazione) sia opportunamente revisionato dalla persona che ne ha la responsabilità/l’incarico.
Il software prevede anche un accesso in visualizzazione per un eventuale auditor esterno, facilitando la visione complessiva dei documenti, sempre partendo dalla checklist e dai relativi controlli.
Evalido è un software web based e completamente responsive, è quindi accessibile da qualsiasi dispositivo collegato alla rete e dotato di un browser.
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08 Ottobre, 2024
09 Settembre, 2024
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